sekolahpalangkaraya.com

Loading

contoh surat resmi sekolah

Artikel

contoh surat resmi sekolah

Contoh Surat Resmi Sekolah: Panduan Lengkap dengan Format dan Template

Surat resmi sekolah adalah dokumen tertulis formal yang dikeluarkan oleh institusi pendidikan seperti sekolah, madrasah, atau perguruan tinggi. Fungsinya sangat beragam, mulai dari pemberitahuan kegiatan, permohonan izin, undangan, hingga pengumuman penting. Karena sifatnya yang resmi, penulisan surat ini harus mengikuti format dan kaidah bahasa yang baku agar terkesan profesional dan kredibel. Artikel ini akan membahas secara mendalam tentang contoh surat resmi sekolah, termasuk elemen-elemen penting, format penulisan, contoh-contoh beragam, dan tips untuk membuatnya efektif.

Elemen-Elemen Penting dalam Surat Resmi Sekolah

Setiap surat resmi sekolah, apapun tujuannya, harus mengandung elemen-elemen berikut:

  1. Kop Surat (Kop Surat): Kop surat adalah identitas visual sekolah yang terletak di bagian atas surat. Kop surat biasanya mencakup:

    • Nama Sekolah (dengan huruf kapital dan ukuran font yang lebih besar)
    • Alamat Sekolah Lengkap
    • Nomor Telepon Sekolah
    • Alamat Email Sekolah (opsional)
    • Logo Sekolah (opsional)
    • Website Sekolah (opsional)

  2. Nomor Surat: Nomor surat berfungsi untuk mengidentifikasi surat secara unik dan memudahkan pengarsipan. Format penomoran surat biasanya mengikuti aturan internal sekolah, misalnya: Nomor: 001/SMAN1/X/2023 (001: nomor urut surat, SMAN1: kode sekolah, X: bulan penerbitan, 2023: tahun penerbitan).

  3. Tanggal Surat: Tanggal surat menunjukkan kapan surat tersebut ditulis. Format tanggal yang umum digunakan adalah: Jakarta, 26 Oktober 2023.

  4. Perihal/Hal: Perihal surat menjelaskan secara singkat inti dari surat tersebut. Contoh: Perihal: Permohonan Izin Mengikuti Lomba.

  5. Lampiran: Jika ada dokumen tambahan yang dilampirkan pada surat tersebut, sebutkan jumlah lampirannya. Contoh: Lampiran: 1 Berkas. Jika tidak ada lampiran, elemen ini bisa dihilangkan.

  6. Tujuan Surat: Tujuan surat adalah pihak yang dituju oleh surat tersebut. Contoh: Yth. Bapak/Ibu Wali Murid Kelas XII IPA 1. Hindari singkatan yang tidak baku.

  7. Salam Pembukaan: Salam pembuka digunakan untuk memulai isi surat secara sopan. Contoh: Dengan hormat,.

  8. Isi surat: Isi surat merupakan bagian inti yang menjelaskan maksud dan tujuan surat secara rinci. Isi surat harus ditulis dengan bahasa yang jelas, lugas, dan formal.

  9. Salam Penutup: Salam penutup digunakan untuk mengakhiri isi surat secara sopan. Contoh: Hormat kami,.

  10. Tanda Tangan dan Nama Pejabat yang Berwenang: Surat resmi harus ditandatangani oleh pejabat yang berwenang, misalnya Kepala Sekolah, Wakil Kepala Sekolah, atau guru yang diberi wewenang. Di bawah tanda tangan, cantumkan nama lengkap dan jabatan pejabat tersebut.

  11. Stempel Sekolah: Stempel sekolah berfungsi sebagai pengesahan resmi atas surat tersebut. Stempel biasanya dibubuhkan di samping tanda tangan pejabat yang berwenang.

  12. Tembusan (opsional): Tembusan mencantumkan pihak-pihak lain yang menerima salinan surat. Contoh: Tembusan: 1. Kepala Dinas Pendidikan; 2. Arsip.

Format Penulisan Surat Resmi Sekolah

Format penulisan surat resmi sekolah harus rapi dan terstruktur. Berikut adalah panduan umum:

  • Jenis Font: Gunakan jenis font yang formal dan mudah dibaca, seperti Times New Roman atau Arial.
  • Ukuran Font: Gunakan ukuran font 12 untuk isi surat dan ukuran yang lebih besar (misalnya 14 atau 16) untuk nama sekolah di kop surat.
  • Spasi: Gunakan spasi 1 atau 1.15 untuk isi surat.
  • Batas: Atur margin kiri, kanan, atas, dan bawah dengan ukuran yang proporsional (biasanya 2.5 cm atau 3 cm).
  • Rata Kanan-Kiri (Justify): Ratakan teks isi surat secara kanan-kiri (justify) agar terlihat rapi.

Contoh-Contoh Surat Resmi Sekolah

Berikut adalah beberapa contoh surat resmi sekolah dengan berbagai tujuan:

1. Surat Pemberitahuan Kegiatan Sekolah (Study Tour):

[Kop Surat Sekolah]

Nomor: 005/SMAN1/X/2023
Tanggal: 26 Oktober 2023
Perihal: Pemberitahuan Kegiatan Study Tour

Yth. Bapak/Ibu Wali Murid Kelas XI IPA 2

Dengan hormat,

Sehubungan dengan program kerja sekolah tahun ajaran 2023/2024, kami bermaksud menyelenggarakan kegiatan *study tour* ke Yogyakarta pada tanggal 15-17 November 2023.

Kegiatan ini bertujuan untuk memperluas wawasan siswa tentang sejarah, budaya, dan seni Indonesia. Detail mengenai biaya, jadwal, dan perlengkapan yang perlu dibawa akan kami sampaikan lebih lanjut melalui surat edaran terpisah.

Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

[Tanda Tangan dan Stempel Sekolah]

Drs. Ahmad Yani, M.Pd.
Kepala Sekolah

2. Surat permohonan izin tidak bersekolah:

[Kop Surat Sekolah]

Nomor: -
Tanggal: 26 Oktober 2023
Perihal: Permohonan Izin Tidak Masuk Sekolah

Yth. Bapak/Ibu Wali Kelas X IPS 1

Dengan hormat,

Saya yang bertanda tangan di bawah ini, orang tua/wali murid dari:

Nama: Budi Santoso
Kelas: X IPS 1
NIS: 12345

Dengan ini memohon izin kepada Bapak/Ibu Wali Kelas, agar anak saya tersebut di atas tidak dapat mengikuti kegiatan belajar mengajar pada tanggal 27 Oktober 2023, dikarenakan sakit (melampirkan surat keterangan dokter).

Atas perhatian dan izin yang diberikan, saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,

[Tanda Tangan Orang Tua/Wali Murid]

Siti Aminah
(Orang Tua/Wali Murid)

3. Surat Undangan Rapat Komite Sekolah:

[Kop Surat Sekolah]

Nomor: 010/SMAN1/X/2023
Tanggal: 26 Oktober 2023
Perihal: Undangan Rapat Komite Sekolah

Yth. Bapak/Ibu Anggota Komite Sekolah SMAN 1 Jakarta

Dengan hormat,

Sehubungan dengan pentingnya pembahasan mengenai peningkatan kualitas pendidikan di SMAN 1 Jakarta, kami mengundang Bapak/Ibu untuk hadir dalam Rapat Komite Sekolah yang akan diselenggarakan pada:

Hari/Tanggal: Sabtu, 4 November 2023
Waktu: 09.00 - 12.00 WIB
Tempat: Aula SMAN 1 Jakarta
Agenda: Pembahasan Program Kerja Komite Sekolah Tahun 2024

Mengingat pentingnya acara ini, kehadiran Bapak/Ibu sangat kami harapkan.

Demikian undangan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

[Tanda Tangan dan Stempel Sekolah]

Drs. Ahmad Yani, M.Pd.
Kepala Sekolah

Tips Membuat Surat Resmi Sekolah yang Efektif

  • Gunakan Bahasa yang Baku dan Formal: Hindari penggunaan bahasa informal atau slang.
  • Tulis dengan Jelas dan Lugas: Sampaikan informasi secara langsung dan tanpa bertele-tele.
  • Periksa Kembali Tata Bahasa dan Ejaan: Pastikan tidak ada kesalahan ketik atau tata bahasa.
  • Gunakan Kop Surat yang Profesional: Kop surat yang baik akan memberikan kesan positif.
  • Sesuaikan Isi Surat dengan Tujuan: Pastikan isi surat relevan dengan perihal yang disampaikan.
  • Arsipkan Surat dengan Rapi: Simpan salinan surat itu untuk keperluan dokumentasi.

Dengan memahami elemen-elemen penting, format penulisan, dan contoh-contoh surat resmi sekolah, Anda dapat membuat surat yang efektif dan profesional. Selalu perhatikan detail dan sesuaikan isi surat dengan tujuan yang ingin dicapai.

Comments 0