cara membuat surat izin sekolah smp

Cara Membuat Surat Izin Sekolah SMP: Panduan Lengkap dan Contoh

Membuat surat izin sekolah yang baik dan benar adalah keterampilan penting bagi siswa SMP. Surat izin yang jelas dan informatif memastikan pihak sekolah memahami alasan ketidakhadiran dan memberikan persetujuan. Artikel ini akan membahas secara mendalam cara membuat surat izin sekolah SMP yang efektif, dilengkapi dengan contoh dan tips agar surat Anda diterima.

Struktur Dasar Surat Izin Sekolah SMP

Surat izin sekolah SMP memiliki struktur yang standar dan mudah diikuti. Struktur ini memastikan informasi penting tersampaikan dengan jelas dan teratur. Berikut adalah elemen-elemen penting yang harus ada dalam surat izin:

1. Tanggal Pembuatan Surat: Letakkan tanggal pembuatan surat di pojok kanan atas halaman. Format tanggal yang umum digunakan adalah tanggal-bulan-tahun (contoh: 26 Oktober 2023).

2. Tujuan Surat: Tuliskan kepada siapa surat tersebut ditujukan. Biasanya ditujukan kepada Wali Kelas atau bagian Tata Usaha (TU) sekolah. Contoh:

   • Yth. Bapak/Ibu Wali Kelas [Nama Kelas]
     SMP [Nama Sekolah]

   • Yth. Bagian Tata Usaha
     SMP [Nama Sekolah]

3. Salam Pembukaan: Gunakan salam pembuka yang sopan dan formal. Contoh:

   • Dengan hormat,
   • Assalamualaikum Wr. Wb. (jika relevan)

4. Identitas Siswa: Bagian ini mencantumkan informasi lengkap mengenai siswa yang bersangkutan. Pastikan informasi ini akurat dan sesuai dengan data sekolah. Informasi yang perlu dicantumkan adalah:

   • Nama Lengkap: Tuliskan nama lengkap siswa sesuai dengan akta kelahiran atau kartu pelajar.
   • Kelas: Sebutkan kelas siswa dengan jelas (contoh: Kelas VIII-A).
   • Nomor Induk Siswa (NIS): Cantumkan NIS siswa. NIS adalah nomor identifikasi unik yang diberikan oleh sekolah.

5. Isi Surat (Alasan Izin): Ini adalah bagian terpenting dari surat izin. Jelaskan alasan ketidakhadiran siswa secara jelas, ringkas, dan jujur. Hindari alasan yang berlebihan atau tidak masuk akal. Beberapa contoh alasan yang umum diterima:

   • Sakit: Jika siswa sakit, sebutkan jenis penyakitnya (jika diketahui) dan perkiraan lama sakit. Jika memungkinkan, lampirkan surat keterangan dokter. Contoh: “Dengan surat ini, saya memberitahukan bahwa anak saya, [Nama Siswa]siswa Kelas VIII-A, tidak dapat mengikuti kegiatan belajar mengajar pada tanggal 27 Oktober 2023 dikarenakan sakit demam. Terlampir surat keterangan dokter.”
   • Acara Keluarga: Jika siswa tidak dapat hadir karena acara keluarga (pernikahan, pemakaman, dll.), jelaskan secara singkat acara tersebut dan tanggal pelaksanaannya. Contoh: “Dengan surat ini, saya memberitahukan bahwa anak saya, [Nama Siswa]siswa Kelas VIII-A, tidak dapat mengikuti kegiatan belajar mengajar pada tanggal 28 Oktober 2023 dikarenakan menghadiri acara pernikahan keluarga di luar kota.”
   • Hal Penting: Jika siswa memiliki urusan penting yang tidak dapat diwakilkan, jelaskan secara singkat urusan tersebut. Contoh: “Dengan surat ini, saya memberitahukan bahwa anak saya, [Nama Siswa]siswa Kelas VIII-A, tidak dapat mengikuti kegiatan belajar mengajar pada tanggal 29 Oktober 2023 dikarenakan harus mengurus pembuatan kartu identitas (KTP).”
   • Keperluan Lainnya: Jika ada keperluan lain yang menjadi alasan ketidakhadiran, jelaskan secara detail dan berikan alasan yang logis.

6. Tanggal Izin: Sebutkan tanggal-tanggal siswa tidak dapat mengikuti kegiatan belajar mengajar. Jika izin berlaku untuk beberapa hari, sebutkan tanggal mulai dan tanggal berakhirnya. Contoh: “Izin ini berlaku mulai tanggal 27 Oktober 2023 hingga 29 Oktober 2023.”

7. Harapan dan Permintaan Maaf: Sampaikan harapan agar siswa dapat segera mengikuti kegiatan belajar mengajar kembali dan mohon maaf atas ketidaknyamanan yang ditimbulkan. Contoh: “Demikian surat izin ini saya sampaikan. Atas perhatian dan izin yang diberikan, saya mengucapkan terima kasih. Saya berharap [Nama Siswa] dapat segera mengikuti kegiatan belajar mengajar seperti biasa.”

8. Salam Penutup: Gunakan salam penutup yang sopan dan formal. Contoh:

   • salam saya,
   • Wassalamualaikum Wr. Wb. (jika relevan)

9. Tanda Tangan dan Nama Orang Tua/Wali: Surat izin harus ditandatangani oleh orang tua/wali siswa. Tuliskan nama lengkap orang tua/wali di bawah tanda tangan.

Contoh Surat Izin Sekolah SMP (Sakit)

Jakarta, 26 Oktober 2023

Yth. Bapak/Ibu Wali Kelas VIII-A
SMP Negeri 1 Jakarta

Dengan hormat,

Dengan surat ini, saya memberitahukan bahwa anak saya,

Nama: Budi Santoso
Kelas: VIII-A
NIS: 12345

tidak dapat mengikuti kegiatan belajar mengajar pada tanggal 27 Oktober 2023 dikarenakan sakit demam. Terlampir surat keterangan dokter.

Demikian surat izin ini saya sampaikan. Atas perhatian dan izin yang diberikan, saya mengucapkan terima kasih. Saya berharap Budi Santoso dapat segera mengikuti kegiatan belajar mengajar seperti biasa.

Hormat saya,

[Tanda Tangan]

Siti Aminah
(Orang Tua/Wali)

Contoh Surat Izin Sekolah SMP (Acara Keluarga)

Jakarta, 26 Oktober 2023

Yth. Bagian Tata Usaha
SMP Negeri 1 Jakarta

Dengan hormat,

Dengan surat ini, saya memberitahukan bahwa anak saya,

Nama: Ani Rahmawati
Kelas: VIII-B
NIS: 67890

tidak dapat mengikuti kegiatan belajar mengajar pada tanggal 28 Oktober 2023 dikarenakan menghadiri acara pernikahan keluarga di luar kota.

Demikian surat izin ini saya sampaikan. Atas perhatian dan izin yang diberikan, saya mengucapkan terima kasih. Saya berharap Ani Rahmawati dapat segera mengikuti kegiatan belajar mengajar seperti biasa.

Hormat saya,

[Tanda Tangan]

Rudi Hartono
(Orang Tua/Wali)

Tips Membuat Surat Izin Sekolah SMP yang Efektif

• Gunakan Bahasa yang Formal dan Sopan: Hindari penggunaan bahasa gaul atau bahasa informal dalam surat izin.
• Tulis dengan Jelas dan Ringkas: Sampaikan informasi dengan jelas dan ringkas. Hindari bertele-tele.
• Jujur dan Apa Adanya: Jelaskan alasan ketidakhadiran dengan jujur dan apa adanya.
• Periksa Kembali Sebelum Dikirim: Pastikan tidak ada kesalahan ketik atau kesalahan informasi sebelum mengirim surat izin.
• Lampirkan Bukti Pendukung (Jika Ada): Jika memungkinkan, lampirkan bukti pendukung seperti surat keterangan dokter atau undangan acara keluarga.
• Berikan Surat Izin Tepat Waktu: Usahakan memberikan surat izin sebelum atau sesegera mungkin setelah ketidakhadiran siswa.
• Komunikasikan dengan Pihak Sekolah: Jika ada hal-hal yang perlu dikomunikasikan lebih lanjut, jangan ragu untuk menghubungi pihak sekolah.

Dengan mengikuti panduan ini, Anda dapat membuat surat izin sekolah SMP yang efektif dan memastikan ketidakhadiran siswa mendapatkan persetujuan dari pihak sekolah. Ingatlah untuk selalu jujur, sopan, dan memberikan informasi yang akurat.